17. 1.
Jak už jsem se nejspíš zmínila v minulém zápisu, měli jsme týden na přípravu práce, které jsme se dnes věnovali. Jednalo se opět o hromadnou korespondenci. Ve volném čase jsem si tedy připravila to, co bylo potřeba:
- předlohu k budoucímu dokumentu
- obrázek (logo) firmy, která bude dokument odesílat
- tabulku, ze které budeme čerpat proměnné údaje
Prvné hodinu jsme pak strávili tím, že jsme všechny tyto součásti přepisovali a v případě obrázku přemisťovali z flashky do počítače. Ve druhé hodině jsme si pak prošli jak postupovat, ale protože všichni ještě nebyli se základním dokumentem hotoví, tak jsme výslednou práci neukládali. Nyní k nastavení hromadné korespondence. Otevřeme si připravený a naformátovaný dokument ve Wordu a kurzorem najedeme na záložku Korespondence (překvapivě). Poté vybereme ilustraci s názvem Spustit hromadnou korespondenci. V dialogovém okně, které se nám otevře, vybereme poslední možnost-Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Ten se objeví na pravé straně obrazovky a celou práci nám umožní rozčlenit do šesti kroků:
- krok-umožňuje výběr útvaru, kterému se budete věnovat. Pro nás bude důležitá hlavně možnost dopisy, možná také adresář a štítky.
- krok-vybereme jaký dokument použijeme k naší hromadné korspondenci. Možnosti "začít ze šablony" nebo z existujícího dokumentu rovnou zavrhneme, protože práce má být vždy předem připravená. Proto zvolíme "použít aktuální dokument".
- krok-vybereme dokument, ze kterého budeme čerpat proměnná data. V našem případě to bude tabulka uložená v Excelu.
- krok-vložíme slučovací pole (vymezují místa v dokumentu, kde se budou údaje měnit).
- krok-máme náhled na jednotlivé dopisy, v případě překlepu máme možnost upravit seznam příjemců.
- krok-vytvoříme nový vícestránkový soubor, který uložíme a individuálně opravíme případné chyby.
Touto problematikou se budeme zabývat i příští hodinu, kdy se naše práce pokusíme dotáhnout bez ztrát na životech ke zdárnému konci.